outlook 使用中的幾個技巧

outlook 使用中的幾個技巧

　　電子郵件比特快專遞和郵寄要快得多，一般幾分鐘或幾個小時就可到達。與郵局、特快專遞和傳真相比大大地節約了費用。因此，越來越多的人開始選擇使用電子郵件與別人進行聯系和交流，以提高實際的工作效率。但不可否認的是，我們在享受電子郵件給我們帶來迅速方便的同時，也或多或少地受到一些困惑，例如發送大容量信件的時候，速度非常緩慢，或者根本無法直接發送大容量信件。對這樣的問題，我們該采取什么辦法，來盡量提高大容量信件的發送速度呢？下面筆者就把自己在實踐中的一些使用技巧整理成文，僅供大家參考。

　　一、讓普通郵件成為掛號信

　　如果待發的大容量信件非常重要，而且要在指定的時間內發送給接收者，單純發一封普通的信件說不定還不能達到目的，由于目前網絡帶寬的問題，信件丟失是一件很正常的事情，那么如何才能確保重要信件準確地被傳送到收件人手中呢？有人通過重復寄發，利用不同的信箱寄發等方法來實現，但這樣的方法效率很低。現在Outlook升級以后，我們就可以把普通郵件變成掛號信了，從而可以準確高效地把信件發送到對方手中。其具體的實現步驟為：首先打開Windows Me中的Outlook啟動界面，接著用鼠標單擊菜單欄中的工具菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇選項命令，在彈出的選項對話框中選擇“回執”標簽，接著我們就可以看到一個與回執有關的標簽界面，在該界面中我們可以發現，回執功能只有在對方收到了我們的郵件并打開以后才發揮作用，如果我們發出的郵件有回執要求，對方即可作出相應的答復。這就類似于我們寄發了掛號信，要收信人看信并簽字畫押后再寄回回執。只要收到回執，就說明自己的郵件已經送達并且對方已經看到了，至于具體的回復與否就看郵件的具體內容、要求和對方的理解了。

　　二、自動添加地址

　　通訊簿可大大提高郵件地址輸入速度和準確性，為此，Outlook Express可將地址加入通訊簿。如果我們要有選擇地進行添加，可打開收到的郵件，用鼠標單擊“工具”→“將發件人添加到通訊簿”。

　　如果你要對所有回復郵件地址進行添加，只需單擊“工具”→“選項”命令，選中“發送”選項卡中的“自動將我的回復對象添加到通訊簿”，此后所有通訊簿中沒有的E-mail地址均被加入通訊簿。

　　三、選擇出口速度快的ISP

　　我們在發送郵件時，可以在任何一臺連接到因特網上的主機上進行，不過因特網上每臺主機訪問和瀏覽信息的速度都不相同，如果我們連接到的ISP出口帶寬比較寬松，那么所有連接到該ISP上的主機訪問信息的速度就可能很快，相反如果計算機是與一家出口速度很慢的ISP連接的，那么使用這臺計算機來發送信件或者是進行其他形式的訪問時，速度將很緩慢。

　　四、最好使用ISP郵箱發送大容量信件

　　由于大容量信件發送的時間可能會很長，如果使用一家免費電子郵件來發送大容量信件時，可能需要花費很長的時間才能完成，一旦在郵件發送的過程中遇到信息堵塞的情況時，就可能發送不出去，這樣就有可能使已經發送出去的信息也“一同無效”。那么怎樣才能有效地防止大容量信件在傳送的過程中出現中途掉線現象呢？一般來說，我們在發送郵件時，可以將發送信件的服務器設置為自己的ISP的郵件服務器，這樣我們就可以確保大容量信件能直接快速地被傳送發件服務器上，然后再通過發件服務器把郵件轉發到指定的信箱中，筆者經過試驗發現，這種方法能明顯改善發件速度。

　　五、將大容量信件進行壓縮

　　在帶寬一定的情況下，傳送的信息容量越小，傳輸的速度就會越快，反之如果發送的郵件信息量越大，發送和接收郵件的時間就越長，且每個郵箱的最大容量可能還會受到限制，因此在發送之前最好將郵件壓縮。我們可以先用WinZip等壓縮軟件對郵件的附件進行壓縮，然后把壓縮后的附件按照常規的方法發送出去。

　　六、拆分大容量信件

　　如果大容量信件在用專用的壓縮軟件壓縮之后仍然很大，這時可以將大容量信件進行拆分處理，讓一個郵件分解成幾部分傳送出去，以防止傳送時前功盡棄。在拆分時，我們既可以使用諸如FileSplit的專用工具來將大件分割成小的郵件分期發送，也可以使用Outlook Express中的內置分割功能來實現拆分功能，具體操作方法是：在郵件收發界面中，用鼠標依次單擊菜單欄中的“工具”/“帳戶”命令，然后選擇“屬性”命令，隨后程序將出現一個屬性對話框，在該對話框中選擇“高級”標簽，并在該標簽下選擇“發送”下的拆分郵件，并設置好拆分的最小單位，這樣就可以實現在發送大容量信件時分批將郵件發送出去的功能了。

　　七、盡量使用文本方式來發送信件

　　如前面所述，由于網絡傳輸速度很慢，發送大容量信件不是一件容易的事情，可能會出現掉線的現象。為了避免這種麻煩，我們在編寫郵件時，應該采取文本方式，盡量縮寫郵件尺寸的大小。設置郵件的發送格式時，我們可以按照如下步驟來實現：首先打開郵件收發程序，用鼠標依次單擊菜單欄中的“工具”/“選項”命令，在彈出的對話框中選擇“發送”標簽，在隨后出現的標簽頁面中，將“郵件發送格式”選項選中就可以了。

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