擁抱智能文檔管理——簡易管理即智能

面向不同行業的企業員工，很多文檔管理產品雖功能強大，卻往往在推廣時遭遇莫名的阻力，久而久之，企業難以從中獲取實際效益。究其原因，大多數此類產品在設計時從員工使用的角度考慮不夠充分。目前國內計算機使用水平參差不齊，增強易用性是文檔管理產品縮減與企業員工間磨合期、獲得員工認可的必由之路，也是幫助企業員工提升工作效率，使企業從中獲得效益的不二之選。

現行市面上大部分企業級文檔管理產品，以Web的方式提供文檔瀏覽、編輯、共享等服務，并在此基礎上盡可能提升產品的友好性，力求獲得用戶的認可。然而這種使用方式天然與用戶習慣相違背，且需要耗費大量的上傳下載等待時延。如果沒有強勢的行政命令加以輔助，很多寶貴的經驗分享、知識類文檔極有可能因為員工“嫌麻煩“而難以在員工之間流通。

EISOO AnyShare Family 3.0 V2智能文檔管理，在充分研究方法論的基礎之上，推出更簡便的使用、管理方式，提升協作效率，促進知識傳遞，為用戶帶來便捷的文檔使用、文檔管理體驗。

在操作使用方面，AnyShare秉承No Upload的設計準則，一改傳統文檔管理軟件頻繁上傳下載文檔的管理模式，采用AnyShare盤的方式，保持用戶的使用習慣。AnyShare盤在用戶“我的電腦“下，以盤符的形式呈現，用戶登錄后即可進入AnyShare盤，在權限控制下進行文檔的瀏覽、編輯、新建、刪除等操作，與本地的C、D、E盤一致。并且，AnyShare盤允許用戶進行全文檢索、標簽分類等，讓用戶更高效地使用文檔。

通過AnyShare盤，用戶不僅可以直接創建、編輯自己的辦公文檔，也可以方便瀏覽他人分享的文檔，或是達成與團隊伙伴的協作。AnyShare盤分類呈現所有用戶具有訪問權限的文檔，如同存儲于本地磁盤中，用戶無需再臨時要求同事發送相關文檔給自己或是到Web下載他人共享的文檔。

并且，AnyShare獨特的緩沖設計，確保用戶使用時不必耗費等待時延，No Transfer確保所想即可得，真正讓AnyShare盤操作方式親近用戶、保持用戶使用習慣。

企業級文檔管理常常忽視管理易用性的問題，AnyShare在關注用戶使用便捷性的同時，也同樣注重管理效率的提升。絕大部分的文檔管理產品均采用單一管理員角色，管理員既需要維護系統各模塊的正常運行，也肩負著權限配置等繁瑣工作，使得管理員成為整個管理工作的單節點。

AnyShare提供多種管理員角色，包括系統管理員、審計管理員、知識管理員等。管理工作的分離，一方面有效防止單一管理員角色權限過大，近年來頻頻曝光的企業IT管理員惡意破話企業IT應用的事已為企業級用戶敲響警鐘，通過多種角色的制衡，即能夠有效避免此類事故的發生。另一方面，文檔管理系統的運作包含很多專業的內容，多管理員角色能夠有效達到專事專管，準確提升管理效率，例如知識管理員可專門管理系統中的文檔分享、協作等，而將系統運行、存儲狀態等系統運維方面的內容交付給具有這方面專業知識的系統管理員管理。

管理易用性的另一個重要體現是在文檔安全部分。從人們的常規認知來說，通常一個系統越安全，也就預示著它的部署、維護和使用也將越復雜。為了保障系統的安全性，文檔管理產品是不是就不能夠在提升易用性方面有所作為了呢?AnyShare即很好地打破了這種思維定式，在保障系統安全的同時，力求管理操作上的簡化，提升管理效率。

以權限管理為例，文檔管理產品在進行權限配置時往往都需要經過選擇用戶、選擇文件、配置權限這樣的過程，當用戶量較大時，這種管理方式必然帶來大量的重復操作，盡管有些文檔管理產品提供按組的方式配置權限，但并沒有從本質上解決這個問題。這種配置權限方式的另一個明顯弊端是當用戶崗位發生變化時，即需要手動清除其原有權限并配置新的權限，容易造成權限管理的混亂。

AnyShare智能文檔管理創新的No Share準則，采用權限規則進行管理，不再為單個用戶、單個文檔綁定訪問權限，而是通過建立權限規則體系，由系統自動判定用戶對不同文檔具有何種權限。當發生用戶調崗等事件時，系統也將自動依據行政架構的變化更改相關用戶的訪問權限，大大降低管理的復雜性，提升管理效率。

文檔管理面向黨政、教育、企事業單位各個崗位的員工提供文檔服務，促使知識和信息在員工之間流通，進而提升員工的業務能力，帶來效益。然而用戶環境的復雜性及用戶計算機使用水平的參差不齊在對文檔管理產品提出更高易用性要求。可見，要想真正實現智能文檔管理，實現簡易管理是必由之路。

AnyShare極富創意的No Share，No Upload，No Transfer三大設計準則，切實幫助用戶高效管理企業級文檔，為各組織單位帶來實際效益的提升。

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