出版ERP系統在蘇州大學出版社得到全面實施

　　蘇州大學出版社使用的是原圣波的出版社網絡管理系統(按協議，版權在2004年已歸入我公司)，編印發是圣波系統，財務是另一家軟件商提供，這個項目的難點是要將兩套系統的數據合并在一起。

　　2007年3月中旬，蘇州大學出版社根據業務季節特點，決定在最好的時機實施出版社管理系統。雙方經過彼此進行密切溝通，制定了縝密的實施計劃，前期工作包括數據導入、初步核對都是在公司異地操作。四月中旬實施人員進駐蘇大出版社現場實施，通過現場實施首先要解決的是導入的數據在整個系統中能否順暢的流轉。經過對數據進行核對、加工和整理，實現了移植數據的成功運轉。接下來的任務是在新系統進行補單并同時測試流程，細化功能包括界面和操作修改。經過雙方共同努力，到5月底，編印發業務全部進入正常軌道，并通過新老系統一個多月的運行比對，各部門都對新系統十分信任，此時領導果斷決定停止使用舊系統，從6月開始正式啟用新系統。

　　編印發的實施，現場進行了一個半月，可以說在當時還是公司實施歷史上一個記錄。

　　后來應出版社的要求，對軟件系統又進行了一次較大的二次開發，大大改善了運行功能，并增加了物流系統的許多功能。

　　[項目報道]

　　蘇州大學出版社實施出版社管理系統效果顯著

　　開元時代2008年1月25日快訊：蘇州大學出版社實施出版社管理系統通過半年來的成功運行，取得了顯著效果。

　　蘇州大學出版社編印發使用的系統是原北京圣波公司(注：該公司業務于2004年5月并入本公司)的VF軟件，而財務卻使用了另外一家公司的軟件，一直兩邊不能共享，長期存在帳帳不符，帳實不符的問題，通過這次整合，實現了編務、出版、發行、財務一體化。

　　編務上解決了新老書號問題，同時解決了出版署上報問題，能夠自動生成出版署上報文件，總編室不再需要通過重新錄入上報書目內容，減少了勞動強度。

　　出版系統真正實現了材料管理、計價管理和印制管理的協調運作，增添了上報印制委托書功能，為出版部門提供了全方位的辦公方便。

　　特別是發行系統，靈活的數據導入導出，為出版社生成各種報告報表提供極大的方便，訂單的導入也為發行減輕了工作量，新的倉儲解決方案，大大改善了了發書、退書的運作流程，使工作效率提高60%，僅盤點這一項，就由原來的14天降到24小時，掃描槍(POS機)的接口的開發，不但使工作效率提高了，勞動強度降低了，而且也大大提高了各個環節的精準率，發錯書的情況減少了，相應的退書也減少了，出版社的效益也就不同程度的提高了。

　　初熟的果子―蘇州大學出版社管理信息系統項目實施側記(2007年11月)

　　2007年3月中旬，蘇州大學出版社根據業務季節特點，決定在最好的時機實施出版社管理系統。雙方經過彼此進行密切溝通，制定了縝密的實施計劃，前期工作包括數據導入、初步核對都是在公司異地操作。四月中旬實施人員進駐蘇大出版社現場實施，通過現場實施首先要解決的是導入的數據在整個系統中能否順暢的流轉。經過對數據進行核對、加工和整理，實現了移植數據的成功運轉。接下來的任務是在新系統進行補單并同時測試流程，細化功能包括界面和操作修改。經過雙方共同努力，到5月底，編印發業務全部進入正常軌道，并通過新老系統一個多月的運行比對，各部門都對新系統十分信任，此時領導果斷決定停止使用舊系統，從6 月開始正式啟用新系統。

　　蘇大項目采取業務和財務分步實施，所以接下來的重點就是財務部分。由于社里原來用的是通用財務軟件，紙張以及圖書都沒有明細賬，而我們新系統的規范是一書一賬，且細致到印次，所以初始的工作量非常大。明細都要以業務部門為準，但由于財務本身核算滯后以及很多歷史原因，業務和財務的賬并不能完全對上，所以要將差額找到，并進行處理。初始完畢后，賬務處理就完全按照新系統的規范走，財務所有的核算數據都來源于上游的業務部門，且可即時處理，解決以往滯后問題。但為了保持賬務的連續性，社里決定在接下來的賬務在新系統里核算，打出憑證后，在舊的財務軟件中手工錄入一遍。到明年年初啟用新系統，所有賬表都在新系統里實時產生。

　　蘇大是迪威奧特的第一個簽約客戶，蘇大出版社在各方面都給與很大的支持，在我們遇到問題時，蘇大出版社領導沒有簡單地選擇放棄，而且還鼓勵我們繼續堅持不懈，在項目實施過程中既高度支持，又耐心等待，可以說，我們系統是在蘇大出版社的懷抱里成長起來的，拿管理倉庫的沙老師的話來說：“你們這套軟件，就像童養媳一樣，沒長大就過門了，在我們這里從一個小丫頭變成了大姑娘，現在做了我們媳婦，就看會不會生孩子了”。

　　回顧歷史、總結經驗，我們邁出了第一步!該項目的順利實施得益于蘇大優秀員工的積極配合、出版社領導的強力支持，公司各位工程師的汗水和智慧。信息化建設是‘一把手’工程，蘇大項目就是一個非常鮮活的案例，高社長在項目實施過程中出現的問題指示全社要先分門別類，弄清楚哪些是關系到流程的，哪些只是操作方面的。要先解決前者，不能不加分別地全部壓給實施人員。要確保軟件先流起來再細化。我們實施工程師在工作總結中這樣描述說：“高社在項目實施過程中穩扎穩打，分布實施的策略實在讓人折服”。

　　今年10月中旬，我們又派出工程師，對財務系統進行最后的跟蹤實施，我們盼望著編務、印制、發行、財務、社長系統、辦公自動化系統早日在蘇州大學出版社實現一體化運作。

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