揭秘ERP合同簽訂的六大陷阱及應對策略

　　ERP產品如果不穩定將為企業帶來哪些影響？企業如何辨別ERP是否穩定？筆者在此為您做一分析。

　　ERP不穩定的致命影響

　　眾所周知ERP軟件更新換代比較快，處在不停升級、不停打補丁的狀態中，這導致軟件的穩定性比較差。而新產品發布后，企業往往是試用的對象，而系統的不穩定，經常給企業帶來了很多麻煩。

　　核算數據不準確影響報表的正確性；出入庫不嚴格，車間多領料，造成倉庫多發或少收的現象，導致企業倉庫數量及應收、應付賬款不準確；賬實不相符，不能正確提供制訂計劃用的參考數據等，這些都是ERP系統不穩定造成的直接后果。更為嚴重的是系統性能低甚至癱瘓，導致不能開單，造成業務停滯，業務人員無法正常工作等。因此穩定性對ERP軟件來說是第一位的，不穩定是其致命的缺陷。

　　如何考察ERP的穩定性

　　方法一：重點測試。ERP產品大都具有較強的通用性，雖然不能完全適應于某個行業，但它可以涵蓋大部分企業的大部分業務，而且企業實施ERP周期一般不會太長，所以在時間緊任務重的情況下，要重點地驗證軟件性能，針對本企業的流程對軟件做單元測試、壓力測試及全面測試等。

　　企業在沒有使用軟件前很難測試ERP的穩定性，因為上線前期一般都比較忙，無論甲方還是乙方在上線前一個月都要投入不少精力做支持。通過這一個月的應用，企業往往才能真正了解ERP軟件的質量，這個時候，還愿不愿意投入成本去做測試，成為企業重點考慮的問題。

　　方法二：全系統測試。考察軟件的穩定性是一個長期持續不斷的過程，貫穿整個軟件的生命周期。企業從系統上線、試運行到正式運行，甚至完全甩掉手工賬，整個期間軟件的穩定性都是一個不容忽視的問題。驗證軟件穩定性的最常用方法就是軟件原型測試，由于ERP系統是信息集成系統，所以在測試時，應當是全系統的測試，各個部門的人員都應該同時參與，這樣才能理解各個數據、功能和流程之間相互的集成關系。

　　測試時，找出不足的方面，提出解決企業管理問題的方案，以便提出對軟件的改進措施；然后再模擬運行，在基本掌握軟件功能的基礎上，按企業的業務流程模擬操作，選擇有代表性的業務，將各種必要的數據錄入系統，按企業日常工作中經常遇到的問題，組織項目小組進行實戰性模擬，并根據發現的問題及需求，由項目小組制定解決方案。

　　問題的范圍一般有軟件BUG、流程不完善、誤操作、客戶需求等等。經過一段時間的摸擬運行后，根據企業提出的一些問題結合項目小組制定的解決方案來制定相關的工作準則與規范。因為軟件的應用與企業的管理是相輔相成的，誤操作、重復錄入數據等都會引起數據的準確程度，導致軟件的不穩定，所以制訂嚴格的管理操作流程，防止因誤操作而導致數據方面的問題。

　　軟件不穩定的根源在哪里？

　　雖然有一些測試的方式可以幫助企業考察ERP的穩定性，但如果企業能預先了解到其不穩定性的原因，再因地制宜地進行選型，將會事半功倍。

　　ERP不穩定的原因來自外部和軟件廠商內部兩方面。

　　外部因素

　　①惡性競爭。國內很多ERP產品在有些功能上是完全相同的，就連思路也是大同小異，很少有創新的東西，一家出來后，不出一年，另一家也會出來，產品更新換代非常快。由于圖一時之利，產品不穩定也就在所難免。

　　②客戶需求。客戶提出的需求多種多樣，在軟件使用過程中，由于業務的變化及對軟件的熟悉程度，原來的一些功能可能滿足不了客戶的需要，迫使客戶提出很多易用性或完善性的需求，這些需求處理不好就成為軟件穩定性的一種隱患。

　　③項目壓力。項目是任何軟件公司賴以生存的根本，現在國內大部分的軟件企業都是做項目起家，根據項目逐漸提煉，最終形成產品，所以說產品的很大一部分改動源于項目，只要項目上有需求，都要想辦法解決，這也是很多軟件企業的宗旨。但這種現象也造成了不可估計的損失，產品越改需求越多，越改越亂、越改越不穩定，不僅導致項目周期拖延，還對產品造成致命的沖擊，最終越陷越深。

　　內部因素

　　①分析設計階段。搭建系統架構在此階段完成，包括需求規格說明書、詳細規格說明書、數據結構等文檔的編寫。在企業里一般分析設計人員由資深的軟件開發人員兼任，但往往這部分人跟客戶交流的機會少，缺少一線項目經驗，設計出的軟件也是參考了很多競爭對手的資料或實施、售前人員反饋的需求及平常自己的一些經驗而來，在開發階段可能問題不大，但在客戶使用后，進入維護階段就經不起考驗了，使用一段時間后，最終可能要推倒重來。

　　②開發階段。開發階段最常見的問題是沒有設計文檔就寫程序，等程序寫完后再補設計文檔，這樣往往造成代碼冗余，嚴重者往往會推倒重來，做無用功。所以開發階段能否按照分析設計階段編寫的文檔嚴格執行很關鍵，能否理解設計者的思路也很重要，這個階段的工作直接會影響到產品的發版及以后的維護工作。另外此階段的單元測試也很重要，不愿測自己寫的程序也是開發人員的通病。

　　③測試階段。發版前的測試一般由專門的測試部門來完成，開發人員輔助處理測試出的問題及指導測試工作，但測試人員水平有高有低，往往有些測試人員對軟件功能不熟悉，無從下手，測試出的問題也都是低級題。

　　陷阱五：年度技術支持，服務方式避重就輕

　　由于ERP項目比較復雜，在項目成功后，還會出現一定的問題。所以，企業一般在項目完成后，還會跟軟件提供商簽定年度支持服務合同。按照行業慣例，軟件供應商一般按照軟件使用費的百分比計算年度支持和維護費用。

　　有些軟件供應商在合同中，沒有明確服務的方式，或者故意不明確服務方式；有些供應商雖然注明了服務方式，但一般都是通過電話、EMAIL、遠程控制等方法提供服務，一但客戶需要上門服務就要加收昂貴的上門服務費。

　　應對措施：

　　① 合同中明確提供服務的方式，特別要注意，約定上門服務是否為免費服務，因為對ERP來說此類服務往往是必須的。如果上門服務收費，需要商定一年幾次免費上門服務，超過次數的收費標準等。把主動權掌握在自己手中；

　　② 還要明確年度支持和維護費用的收取方式，是固定費用還是每年調整；

　　③ 要明確具體包括哪些服務內容，如二次開發支持、升級后新功能的培訓、定期培訓班等等。

　　陷阱六：新增用戶許可證，購買不打折

　　市場上大部分ERP產品按用戶數量收取軟件費用。用戶一次性購買的用戶數量越多越，優惠，但合同中往往不會標明用戶數量增加所需要的費用。因此，當企業需要增加用戶數量時，供應商往往一點折扣都沒有，甚至會隨著軟件市場價格的提升，價格還會有所提高。

　　應對措施：

　　在簽定合同時，要預計可能需要的用戶數。同時，在合同中明確，以后用戶數量增加所需要的費用，最理想的是爭取到跟一次性購買相同的優惠價格。

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