ERP與全面預算管理軟件的“相對論”

　　與ERP相比，全面預算管理軟件強調(diào)的是企業(yè)預算與編制工作;而ERP強調(diào)的是企業(yè)數(shù)據(jù)集成與管理工作，前者側(cè)重于目標管理，后者側(cè)重于基礎數(shù)據(jù)管理，兩者是有區(qū)別的。

　　全面預算管理的核心在于“全面”二字上，它具有全員、全額、全程的特點。

　　“全員”是指預算過程的全員發(fā)動，包括兩層含義，一層是指“預算目標”的層層分解，人人肩上有責任，讓每一個參與者學會算賬，建立“成本”、“效益”意識。“全員”的另一層含義是企業(yè)資源在企業(yè)各部門之間的一個協(xié)調(diào)和科學配置的過程。通過企業(yè)各職能管理部門和生產(chǎn)部門對預算過程的參與，把各部門的作業(yè)計劃和公司資源通過透明的程序進行配比，從而可以分清“輕重緩急”，達到資源的有效配置和利用。

　　“全額”是指預算金額的總體性，不僅包括財務預算，更重要的是包括業(yè)務預算和資本預算。現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理不僅關注日常經(jīng)營活動，還關注投資和資本運營活動;不僅考慮資金的供給、成本的控制，還要考慮市場需求、生產(chǎn)能力、產(chǎn)量、材料、人工及勞動力等資源間的協(xié)調(diào)和配置。只有在業(yè)務預算即銷售和生產(chǎn)預算、資本預算的基礎上形成資金預算和預計的財務報表，才能合理預測、統(tǒng)籌安排企業(yè)的資源，才能將資源的使用與相關活動結合起來以達到有效控制，保證目標實現(xiàn)。即預算因業(yè)務活動而產(chǎn)生，我們稱之為作業(yè)基礎上的預算。

　　“全程”是指預算管理流程的全程化，即預算管理不能僅停留在預算指標的下達、預算的編制和匯總上，更重要的是要通過預算的執(zhí)行和監(jiān)控、預算的分析和調(diào)整、預算的考核與評價，真正發(fā)揮預算管理的權威性和對經(jīng)營活動的指導作用。這就要求企業(yè)的預算管理和會計核算系統(tǒng)密切配合，會計核算過程同時也就是預算的執(zhí)行過程，預算執(zhí)行過程中的任何反常現(xiàn)象都應該通過會計核算系統(tǒng)地體現(xiàn)出來，通過預算的預警制度，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的經(jīng)營問題或預算目標問題，并通過預算的考核和評價制度，有效地激勵經(jīng)營活動按照預期的計劃順利進行。

　　預算目標是導向

　　很多企業(yè)在編制預算時，或是先提出一個資金使用規(guī)模(即企業(yè)現(xiàn)有資源)作為編制基礎，由此決定企業(yè)的活動和應達到的目標;或以上年會計報表為基礎進行比例修改，提出今年的預算指標和從事的活動。以這種出發(fā)點作為預算編制的起點，很難真正起到全面預算管理應起的作用。全面預算編制的起點應是企業(yè)的發(fā)展目標和戰(zhàn)略計劃，并據(jù)此決定企業(yè)應該采取的行動和措施，從而明確為達到這些目標、從事這些活動需要什么資源和多少資源。可以這樣說，全面預算管理的過程，就是戰(zhàn)略目標分解、實施、控制和實現(xiàn)的過程。

　　“依據(jù)企業(yè)所處發(fā)展階段和企業(yè)業(yè)務的性質(zhì)不同，企業(yè)實施全面預算管理的戰(zhàn)略目標會有所不同，但戰(zhàn)略目標一經(jīng)確定，它將決定企業(yè)的發(fā)展方向、發(fā)展能力和發(fā)展速度。目前，國內(nèi)許多企業(yè)以目標利潤為導向進行預算的編制。以目標利潤為導向的全面預算管理是企業(yè)預算管理與目標管理的有機結合，它通過固定目標利潤來描述企業(yè)的預算平衡點，直觀地反映出企業(yè)以目標利潤為基點、實現(xiàn)目標利潤以及擴大銷售與降低成本費用獲取超目標利潤的過程，對企業(yè)尋求實現(xiàn)或超額實現(xiàn)目標利潤的途徑具有較強的指導作用。”浪潮通軟總裁王興山認為。

　　“但我們也應該看到，以目標利潤為導向的預算管理，因其主要涉及銷售收入和成本費用，基本上不涉及資產(chǎn)負債等實質(zhì)性會計信息，總體而言它還是一種比較粗放的預算管理，尚不能稱為全面預算管理。如果企業(yè)內(nèi)部管理機制不健全、會計核算系統(tǒng)不透明，以目標利潤為導向的預算管理有可能促使企業(yè)為完成預算而調(diào)節(jié)利潤，例如該提的折舊不提或少提、該攤銷的遞延資產(chǎn)沒有如數(shù)攤銷、材料或產(chǎn)品成本不實、已經(jīng)發(fā)生的費用掛賬，從而忽視資金使用效率和資產(chǎn)質(zhì)量，甚至造成“潛虧”，影響企業(yè)的長遠發(fā)展等等。但在全面預算管理體系下，企業(yè)必須對完成戰(zhàn)略目標所可能采取的行動和發(fā)展?jié)摿ψ鞒隹茖W的計劃，所需要的資產(chǎn)負債狀況、與資產(chǎn)負債相聯(lián)系的費用情況作出合理的預計和分配，減少“待攤”或“預提”項目對預算執(zhí)行的影響，使預算和實際的差異分析為管理控制提供更多有用的信息。目前市場上有許多全面預算管理軟件都能實現(xiàn)這一需求，比如，海波龍績效管理軟件、厚盾全面預算管理軟件、浪潮通軟集團財務管理軟件、金蝶EAS軟件等。”中國信息化全面預算管理專家陳龍章認為。

　　下面從數(shù)據(jù)管理層面比較分析全面預算管理軟件與ERP的關系。

　　一般來講，ERP中的數(shù)據(jù)可分為三種類型：(1)靜態(tài)數(shù)據(jù)(或稱固定信息)，它是指生產(chǎn)活動開始之前就要準備的各類數(shù)據(jù)，如物料清單(即BOM)、工作中心能力、成本參數(shù)、工藝路線、物料可用量、倉庫貨位代碼、會計科目設定等;(2)動態(tài)數(shù)據(jù)(或稱流動信息)，它是指生產(chǎn)活動中發(fā)生的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不斷發(fā)生并經(jīng)常變動，如客戶合同、庫存記錄等;(3)中間數(shù)據(jù)(或稱中間信息)，它是根據(jù)用戶對管理工作的需要，由ERP系統(tǒng)綜合上述靜態(tài)和動態(tài)兩類數(shù)據(jù)，經(jīng)過運算形成的各種數(shù)據(jù)或報表，如主要生產(chǎn)計劃和物料需求計劃都是根據(jù)靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)加工處理后生成的中間信息。

　　比較全面預算的數(shù)據(jù)來源和ERP軟件可以提供的相關數(shù)據(jù)，我們不難發(fā)現(xiàn)：

　　1、ERP包含的產(chǎn)品結構圖和物料清單之間的數(shù)量關系、物料主文件中記錄的采購成本、工作中心文件中的各種小時費率、工藝路線文件中的標準時間等數(shù)據(jù)可滿足全面預算的A類數(shù)據(jù)來源。如預計利潤表中的產(chǎn)品銷售成本可通過滾動計算法逐步由底層向上累計得到。

　　2、會計核算功能是ERP中極其重要的組成部分。因此，ERP也可滿足全面預算的B類數(shù)據(jù)來源，即ERP可以提供以前年度的賬務數(shù)據(jù)、報表數(shù)據(jù)以及各種重要的預算數(shù)據(jù)。

　　3、當企業(yè)的實際業(yè)務發(fā)生時，ERP系統(tǒng)會記錄下與該筆業(yè)務相關的各種數(shù)據(jù)，如財務會計數(shù)據(jù)和管理會計數(shù)據(jù)。因此，對于全面預算需要的C類數(shù)據(jù)來源，ERP可以及時提供，通過與當期預算數(shù)據(jù)的比較，分析出不同性質(zhì)的量化差異，由這些差異可以找到發(fā)生問題的地方并采取必要的管理手段。

　　4、由ERP提供的各種數(shù)據(jù)可見，ERP軟件沒有提供全面預算所需要的E類數(shù)據(jù)來源，即各種政策性數(shù)據(jù)，如銷售貨款的回收政策、采購貨物的付現(xiàn)政策和制造費用的分配辦法等，這類數(shù)據(jù)雖然是全面預算所必需的，但ERP僅僅基于企業(yè)資源計劃的需要而沒有提供。

　　5、ERP軟件雖然可以提供預測模型對將來的計劃銷售量作出預測，但全面預算所需的經(jīng)濟模型應有下列兩種作用：一是根據(jù)歷年的數(shù)據(jù)和某些調(diào)整信息預測未來時期的信息;二是由實際業(yè)務數(shù)據(jù)和預算數(shù)據(jù)進行比較分析。由此可見，ERP不能完全提供全面預算所需的F類數(shù)據(jù)來源。

　　6、對于全面預算的G類數(shù)據(jù)來源，則要求ERP不僅能處理定量信息，還能處理文本信息，同時還需要這些文本信息在決策層和各預算執(zhí)行層之間反復進行調(diào)整。而ERP的數(shù)據(jù)庫功能較強，文本信息處理功能則不是很強。

　　基于ERP不能滿足全面預算的E、F、G類數(shù)據(jù)來源的客觀現(xiàn)實，筆者認為要利用ERP實現(xiàn)企業(yè)的全面預算必須采取以下措施：

　　1、要想獲得全面預算的E類數(shù)據(jù)來源，就要在ERP基礎數(shù)據(jù)設置中增加錄入數(shù)據(jù)功能，以供以后預算年度重復使用，也可定期對它進行更新和補充。

　　2、要想獲得F類數(shù)據(jù)來源，提供各種清晰明了的全面信息，ERP中應提供一些常用的經(jīng)濟模型，同時可允許用戶自定義特殊的經(jīng)濟模型，并對由經(jīng)濟模型產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行取舍以作為預算數(shù)據(jù)。

　　3、 由于全面預算編制的復雜性，還應在ERP系統(tǒng)中提供以下功能以方便全面預算的實現(xiàn)：(1)為在保留歷史預算的基礎上編制滾動預算，可將實際數(shù)據(jù)保存在不同的預算版本中作為比較數(shù)據(jù)，邊對比邊作計劃;(2)各種預算數(shù)據(jù)還應能在不同的預算版本之間進行拷貝。

　　還由于全面預算數(shù)據(jù)來源的多樣性，應在ERP軟件中提供對數(shù)據(jù)進行穿透分析的功能，即對某一匯總數(shù)據(jù)，從其出發(fā)進行層層追溯，由此得到構成匯總數(shù)據(jù)的各明細數(shù)據(jù)，直到得到原始數(shù)據(jù)。這樣就可以對數(shù)據(jù)的不同來源心中有數(shù)，可揭開匯總數(shù)據(jù)背后的真象。如對預計利潤表中的產(chǎn)品銷售收入進行穿透分析，可得到不同時期、不同產(chǎn)品類別等不同分類標準的明細數(shù)據(jù)情況，便于企業(yè)的實際數(shù)據(jù)和預算數(shù)據(jù)進行比較，發(fā)現(xiàn)差距，找到解決問題的方法。

　　總之，我們可以充分利用ERP的系統(tǒng)集成性，分析它對編制全面預算的不足之處，對它進行補充和修改，使通過它可以方便和實用地編制出所需要的全面預算，解決手工條件下編制全面預算的不足，使企業(yè)能夠及時作出快速、科學和正確的決策。 全面預算管理工作量大，沒有類似ERP軟件的支撐是不可想象的。企業(yè)在開展信息化建設的同時，應開發(fā)全面預算管理相關軟件，這樣才能保證企業(yè)預算編制、控制、分析、調(diào)整、考核、評價的實時性和有效性。

　　從這個層面來講，ERP與全面預算管理軟件有可能會融合在一起，共同效力企業(yè)管理信息化。

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